出席者全員の時間を大切にするために、会議をするときには何のための会議なのか目的を明確にし、終了時刻をはっきりと決めておきます。30分なら30分、1時間なら1時間、時間を決めて集中するのです。
会議に長時間とられた経験はみなさんあると思いますが、長い時間ずっと集中して議論していたわけではないですよね。結論が出ないままずるずるしたり、その場でやらなくてもいい確認事項に時間をとっていたり、会議の後半は内容が薄まっていませんか。

議題からそれたり、雑談に走ったりするのも会議が長引く原因のひとつです。事前に会議の目的を明確にしておけば、脱線しそうになったときに「今日の議題とは違うので」と言って、軌道修正しやすくなります。
あらかじめ、出席者に資料を配っておくのもお薦めです。各人が目を通し、準備してから会議に臨めば、いきなり本題に入れます。時間の節約になりますし、質の高い議論ができると思います。

会議が終わったら、議事録や決まった内容をまとめて出席者に配ります。何かすると決まったのなら、誰がいつまでに何をするのか、具体的にわかるようにガントチャートにしましょう。決めたものの、誰も動き出さず、そのままになってしまうことがありますから。

以前、SNSの開発を手がけていたとき、プロジェクト管理で失敗したことがあります。その経験から、チームで作業するときのプロジェクト管理の重要性を痛感しました。
それぞれの担当者が期日通りに責任をもって自分の仕事を片付ければいいわけですが、各人に任せきりにしていては蓋を開けるまでうまくいっているのかわかりません。チームで作業するときは、ガントチャートなどの表にして、みんなで共有した方がいいでしょう。
次の会議では、表を見ながら互いにチェックして進捗状況を確認します。新しく決まった内容を追加したり、修正したり、日々更新するものですから、扱いやすく見やすいシンプルな表をつくるようにしています。