出席者全員の時間を大切にするために、会議をするときには何のための会議なのか目的を明確にし、終了時刻をはっきりと決めておきます。30分なら30分、1時間なら1時間、時間を決めて集中するのです。
会議に長時間とられた経験はみなさんあると思いますが、長い時間ずっと集中して議論していたわけではないですよね。結論が出ないままずるずるしたり、その場でやらなくてもいい確認事項に時間をとっていたり、会議の後半は内容が薄まっていませんか。

議題からそれたり、雑談に走ったりするのも会議が長引く原因のひとつです。事前に会議の目的を明確にしておけば、脱線しそうになったときに「今日の議題とは違うので」と言って、軌道修正しやすくなります。
あらかじめ、出席者に資料を配っておくのもお薦めです。各人が目を通し、準備してから会議に臨めば、いきなり本題に入れます。時間の節約になりますし、質の高い議論ができると思います。

会議が終わったら、議事録や決まった内容をまとめて出席者に配ります。何かすると決まったのなら、誰がいつまでに何をするのか、具体的にわかるようにガントチャートにしましょう。決めたものの、誰も動き出さず、そのままになってしまうことがありますから。

以前、SNSの開発を手がけていたとき、プロジェクト管理で失敗したことがあります。その経験から、チームで作業するときのプロジェクト管理の重要性を痛感しました。
それぞれの担当者が期日通りに責任をもって自分の仕事を片付ければいいわけですが、各人に任せきりにしていては蓋を開けるまでうまくいっているのかわかりません。チームで作業するときは、ガントチャートなどの表にして、みんなで共有した方がいいでしょう。
次の会議では、表を見ながら互いにチェックして進捗状況を確認します。新しく決まった内容を追加したり、修正したり、日々更新するものですから、扱いやすく見やすいシンプルな表をつくるようにしています。

みなさんやっていることだと思いますが、ビジネスドキュメントをつくるときは、ゼロからつくり始めるのではなく、まずは過去につくった書類で使えそうなものがないのか考えます。今回の提案書は、以前つくったA社への提案書に似ているなと思ったら、A社の提案書をひな形にして編集するのです。ゼロスタートより、早く仕上げることができます。

一度つくったものは大事な資産です。使わない手はありません。私は活用できそうなドキュメントは「提案書」「報告書」など、カテゴリーごとにフォルダわけして保存しています。
必要なときにすぐに取り出せるようにしておかないと、せっかくの資産も活用できずに終わってしまいます。「あれ、どこだっけ？」と探す時間は無駄です。かといって、ファイルの整理や管理に時間をかける気はありませんから、検索して探しやすいようなファイル名をつけておくだけ。フォルダを検索すれば、お目当てのファイルをすぐに見つけることができます。

書類をつくるという「作業」に時間をかけるのではなく、クリエイティブに「考える」方に多くの時間を使いたいですよね。そのためには、個人レベルでもそうですが、チームごと、部署ごと、会社全体でも活用できる資産はどんどん共有すべきだと思います。

いつか使うかもしれないから、ファイルでも書類でも、何でもかんでも取っておこうと言っているわけではありません。利用価値のあるものは取っておき、必要のないものは捨てるようにしています。
書類をためてしまうのは、仕事を先送りしているのと同じです。整理すれば「保管する書類」「不要な書類」「すぐに対応すべき書類」「後で必要、数日以内に片付ける書類」の4つに分類できます。

最近は、スキャンしてデータでとっておくことが多くなりましたし、書類のやり取り自体もファクスが減って、ほとんどデータで行うことが増えたので、書類の扱いも楽になりました。
すっきり整理した方が仕事がはかどるので、紙もデータも、必要な書類はすぐに取り出せるように保管しています。

昔からブログを書いています。ずっと続けているのは、誰かに見せるためだけではなく、自分のために書いているようなものだから。ノート代わりにも使っているんです。
思い立ったことは忘れないうちにブログに投げておきます。気になる情報、役立ちそうな情報もブログへ。「あれ、何だっけ？」と過去に書いた記事を読みたくなったら、自分の名前とキーワードを入れて検索します。

この方法が気に入っています。ブログで情報を管理するようになると、どこに何の情報をしまったのか覚えておく必要がなくなります。全部ブログに入れてあるんですから。情報を取り出すときはブログを検索すればいいだけです。
サイトや本、新聞、雑誌でも、興味ある情報を見つけたらブログに入れておきます。このとき、ただ放り込むのではなく、それを読んだ感想や自分の考えを加えるようにしています。

ブログに入れるのは、選別した情報だけにしています。なんでもかんでも放り込むようなことはしません。
なんとなく気になる、ひょっとしたら必要かもしれない、とりあえず入れておきたい、その程度の情報はブログには入れません。とりあえず入れておくのは、頭の中だけ。
自分にとって大切な情報だったら、きっと忘れないで残っているでしょうし、何かのきっかけで「前にどこかで読んだことあるな」って、ひょっこり出てくるだけでいいものだと思っています。
脳のポテンシャルを信じて、情報の仮置き場は頭の中だけにしています。

１日は24時間しかありません。そのうち何時間仕事に費やすか。
私はサラリーマン時代から、できるだけ残業はしないと決め、なるべく早く帰るようにしていました。その日の仕事を定時までに終わらせるには、だらだら仕事はできませんし、無駄なこともいっさいやりません。集中力を高めて、生産性を上げる工夫をしました。

当時、やっていたのが、朝一番にその日やるべきことを付箋に書き出し、目の前に貼ることでした。仕事と仕事の合間に手帳を開くと、先のスケジュールが見えて「あれ、やらなくちゃ」と気になってしまったり、作業中に別のことを始めてしまったりするのがイヤだったんです。
今やるべきことに意識を集中し、着実に片付けていく。ひとつ終わったら、付箋をはがして捨てます。次々と仕事を片付け、付箋が減っていくのが快感でした。

今は職場のデスクで仕事をしていないときも多いので、付箋はやめました。
その代わり、自分宛に ToDo をメールで送るようにしています。朝、出勤中に手帳を見ながら、携帯電話で今日やるべきことをメールします。10 分もかかりません。

ToDo メールは、１通のメールに １ToDo が基本です。作業が終わったら、付箋と同じように、メールを削除するためです。自分が分かればいいので、「企画書作成」というタイトルだけだったり、タイトル「吉田さん」で本文「メール」というように、簡単に書いて送ります。

メールなら、仕事中でも外出先からでも、思いついたときにすぐ ToDo を送ることができますし、どこにいてもやるべきことを確認できます。未処理の ToDo は、ずっと受信箱に残っていますから、どんなに忙しくても大事な用件を忘れる心配はありません。そんな失敗をしないために、ToDo メールは有効です。